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Communes > VILLEFONTAINE

Création d’un service commun “archives” avec la CAPI - 28/04/2017

Depuis 2012, une archiviste CAPI intervient sur la commune afin de traiter les archives municipales (15 jours d’intervention). Patrick Nicole-Williams, maire, mettait en avant toute l’utilité de cette mission “dans la bonne administration de la commune.”
De plus, la CAPI propose de faire évoluer la prestation “archives” vers la création d’un service commun “archives” au 1er janvier 2017 (et pour la période 2017-2021) afin, notamment, de permettre le maintien de la prestation d’archivage actuelle, la mise en place de marchés publics, le lissage du nombre de journées demandées sur la durée du mandat, permettant ainsi de faire face aux gros chantiers (ex : déménagement ou valorisation patrimoniale) et la montée en puissance pour les communes qui le souhaitent en valorisation patrimoniale.
La commune s’engage pour un nombre de journées annuelles pour la durée du mandat, lequel sera réévalué pour les mandats suivants sur proposition du service commun en fonction des besoins de chaque commune. Le tarif journalier de l’intervention “archives” (qui a été validé en conseil communautaire du 8 novembre 2016) est de 228 € par jour.
Patrick Nicole-Williams précisait encore que Villefontaine est la première commune à mutualiser avec la CAPI. La commune est encore à l’initiative de la création d’un service commun.
La délibération a été votée à la majorité des voix : 1 abstention (Sandrine Vinay, conseillère municipale d’opposition).

Une mission obligatoire
La conservation des archives est une mission obligatoire des communes et établissements publics et s’effectue sous le contrôle technique et scientifique de l’État, “dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.”
Pour répondre aux besoins des communes en la matière, le service “archives” de la CAPI leur propose son expertise depuis 2010 sous forme de prestations de services.
La montée en puissance des sollicitations des communes (presque toutes font appel au service) puis la stabilisation ces dernières années du nombre de journées réalisé confirment la pertinence de l’offre proposée et permettent d’envisager sa pérennisation.
Toutefois, le modèle juridique actuel de prestations, même s’il était adapté au besoin initial de mise à jour des fonds communaux, montre aujourd’hui ses limites : les besoins qui émergent (achats groupés, partage de matériels et logiciels, etc…) et les évolutions sur les modes d’archivage nécessitent une réflexion et un portage collectif. Ainsi, le développement de l’administration électronique, la dématérialisation des échanges et des processus métiers, font de la conservation des données numériques un nouvel enjeu pour les collectivités.
La réflexion, sur la conservation et la communication de ces supports, la construction des outils dédiés (Gestion électronique des documents, Système d’archivage électronique) ne peuvent être conduites qu’à l’échelle du territoire.
La constitution d’un service commun d’archives apparaît comme la réponse à privilégier pour porter ces évolutions et le principe de sa création a été acté dans le schéma de mutualisation 2015-2020, adopté à l’unanimité par la CAPI et les communes.
Par la mutualisation de leurs moyens, les membres du service commun archives se fixent le double objectif d’assurer la conservation et la valorisation de leurs documents dans le respect des dispositions réglementaires et de porter collectivement la réflexion puis le plan d’action sur l’archivage électronique, en lien avec les projets pilotés par la Direction des Systèmes d’Information mutualisée.

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